¿Cómo crear un flujo de inventario más eficiente con tecnología?
En muchas empresas, el inventario todavía depende de procesos que parecen sencillos, pero que pueden generar problemas cuando aumenta el volumen de productos.
Recibir mercancía, identificarla, ubicarla, realizar conteos, preparar pedidos y registrar movimientos son actividades que requieren información precisa.
Cuando estos procesos se realizan de manera manual o con información desactualizada, pueden aparecer diferencias entre el inventario físico y el registrado en el sistema.
Por ejemplo, un producto puede haber llegado a la bodega, pero todavía no aparecer registrado. Otro puede haber sido trasladado de una ubicación a otra sin actualizar su información. También puede ocurrir que un pedido sea preparado utilizando datos que ya no corresponden con la existencia real.
La tecnología puede ayudar a reducir estas situaciones, pero no se trata simplemente de incorporar más dispositivos.
El verdadero objetivo es construir un flujo de inventario conectado, donde las personas, los equipos y el software trabajen de manera coordinada.
¿Qué es un flujo de inventario conectado?
Un flujo de inventario conectado es un proceso en el que la información sobre los productos se registra y actualiza durante las diferentes etapas de la operación.
Puede incluir:
Recepción → identificación → almacenamiento → movimiento → preparación → despacho
En cada etapa pueden intervenir diferentes tecnologías:
- Computadores móviles.
- Lectores de códigos de barras.
- Impresoras de etiquetas.
- Etiquetas térmicas.
- Redes inalámbricas.
- Sistemas POS, ERP o WMS.
- Impresoras móviles.
La ventaja no está necesariamente en utilizar todos estos dispositivos, sino en seleccionar los que realmente resuelven las necesidades de cada operación.
El problema de trabajar con información desactualizada
Uno de los principales retos de cualquier inventario es mantener la información sincronizada con lo que realmente ocurre en la operación.
Supongamos que una empresa tiene 100 unidades de un producto.
Durante el día:
- 20 unidades son recibidas.
- 15 son trasladadas a otra ubicación.
- 10 son despachadas.
- 5 son devueltas.
Si cada movimiento se registra horas después, existe un período durante el cual el sistema no representa correctamente la situación real.
Esto puede afectar decisiones relacionadas con:
- Reposición.
- Preparación de pedidos.
- Compras.
- Despachos.
- Disponibilidad de productos.
- Conteos.
- Servicio al cliente.
Por eso, la oportunidad de registrar información cerca del momento en que ocurre el movimiento es uno de los aspectos más importantes de una operación de inventario.
El código de barras como punto de identificación
Para automatizar un inventario primero es necesario identificar correctamente los productos.
El código de barras permite asociar una representación física con información almacenada en un sistema.
Cuando un operador escanea un producto, el sistema puede identificarlo y ejecutar diferentes acciones según la aplicación utilizada.
Por ejemplo:
Escanear → identificar → consultar → registrar → actualizar
Esto puede aplicarse durante la recepción, el almacenamiento, el conteo o el despacho.
Los códigos de barras no son una solución exclusiva para grandes centros logísticos. También pueden utilizarse en comercios, bodegas, farmacias, manufactura y diferentes operaciones que necesitan identificar productos o activos.
SAT pcs cuenta además con soluciones de lectura de códigos de barras para diferentes escenarios de operación.
¿Dónde entran los computadores móviles?
En una operación tradicional, un trabajador puede tener que desplazarse entre una estantería y un computador para consultar o registrar información.
Esto genera movimientos adicionales.
Un computador móvil cambia el flujo:
Producto → operador → dispositivo → sistema
El trabajador puede desplazarse hasta el producto y realizar determinadas operaciones desde el mismo lugar donde está trabajando, dependiendo del software y la conectividad disponibles.
Esto resulta especialmente útil cuando:
- Las distancias dentro de la bodega son grandes.
- Existen múltiples ubicaciones.
- Se realizan conteos frecuentes.
- Los productos deben identificarse individualmente.
- Se requiere consultar información durante la operación.
SAT pcs dispone actualmente de una categoría de computadores y tablets móviles orientada a inventarios, bodegas, logística y operaciones en campo, con diferentes configuraciones según las necesidades del entorno.
La impresión también forma parte del inventario
Cuando se habla de digitalización del inventario, es común pensar únicamente en lectores o computadores móviles.
Sin embargo, la identificación física continúa siendo necesaria.
Un producto puede requerir:
- Etiqueta de identificación.
- Código de barras.
- Información logística.
- Identificación de ubicación.
- Etiqueta interna.
- Etiqueta para despacho.
En estos casos, las impresoras de etiquetas permiten generar la identificación necesaria para mantener el producto asociado con la información del sistema.
La impresión puede realizarse antes de almacenar el producto, durante la recepción o directamente en el punto donde se necesita identificarlo.
¿Impresora de escritorio o impresora móvil?
La elección depende del flujo de trabajo.
Impresora de escritorio
Puede ser conveniente cuando la impresión se concentra en un punto fijo.
Por ejemplo:
Recepción → impresión → etiquetado → almacenamiento
El operador puede llevar los productos hasta una estación de trabajo o recibir la mercancía directamente en un área de impresión.
Impresora móvil
Puede ser más adecuada cuando el trabajador necesita imprimir directamente en el lugar donde está realizando la operación.
Por ejemplo:
Operador → escaneo → generación de etiqueta → impresión
Esto evita desplazamientos innecesarios cuando la aplicación y la infraestructura permiten trabajar de esta manera.
SAT pcs cuenta con soluciones de impresión móvil y de escritorio para diferentes flujos de etiquetado. El propio blog de la marca diferencia ambos tipos según las necesidades operativas y el entorno de trabajo.
La conectividad es parte del proceso
Una operación móvil necesita algo más que un dispositivo.
También necesita comunicación.
Si un trabajador utiliza un computador móvil para consultar o actualizar información, la conectividad disponible puede convertirse en un elemento crítico del flujo.
Dependiendo de la infraestructura, pueden utilizarse tecnologías como:
- Wi-Fi.
- Ethernet.
- Bluetooth.
- Redes móviles.
La elección dependerá de dónde se utilizarán los dispositivos y de cómo está construido el sistema de información.
En una bodega, por ejemplo, no basta con tener cobertura Wi-Fi en la oficina administrativa. La señal debe ser adecuada en las zonas donde realmente se realizan los procesos.
Por esta razón, la infraestructura de red y los dispositivos móviles deben analizarse como partes del mismo proyecto.
Un flujo eficiente comienza en la recepción
La recepción es uno de los primeros puntos donde puede comenzar la trazabilidad.
Un flujo básico podría ser:
- Recibir mercancía
El producto llega a la instalación.
- Identificar
Se escanea el código existente o se genera una nueva etiqueta.
- Validar
Se comprueba que el producto corresponda con la información esperada.
- Registrar
La entrada queda registrada en el sistema.
- Ubicar
El producto se asigna a una ubicación determinada.
- Actualizar
La existencia queda disponible para las siguientes etapas.
El objetivo es evitar que la información quede separada entre documentos físicos, archivos independientes y sistemas diferentes.
El almacenamiento también puede beneficiarse de la movilidad
Una vez recibido el producto, llega el momento de ubicarlo.
En una operación manual, el trabajador puede depender de listas impresas o de información previamente preparada.
Con una solución móvil, dependiendo del software utilizado, puede consultar la ubicación correspondiente y registrar el movimiento desde la propia zona de almacenamiento.
Esto puede facilitar operaciones como:
- Ubicación de mercancía.
- Traslados internos.
- Conteos cíclicos.
- Verificación de existencias.
- Identificación de ubicaciones.
La tecnología no reemplaza la metodología de almacenamiento, pero puede ayudar a ejecutar los procesos de forma más controlada.
Preparar pedidos con información actualizada
El picking es otra etapa donde los errores pueden tener consecuencias directas.
Seleccionar un producto equivocado, tomar una cantidad incorrecta o utilizar una ubicación desactualizada puede provocar reprocesos.
Un flujo apoyado por tecnología puede incorporar:
Pedido → ubicación → escaneo → validación → confirmación
El escaneo permite verificar que el producto seleccionado corresponda con la información que necesita el pedido.
Nuevamente, el beneficio depende del software y del diseño del proceso, pero el hardware puede proporcionar las herramientas necesarias para ejecutar estas tareas de manera más ágil.
¿Qué ocurre durante los conteos?
Los conteos de inventario son necesarios para comprobar que la información registrada coincida con las existencias físicas.
Un proceso tradicional puede requerir:
- Imprimir una lista.
- Recorrer la bodega.
- Contar productos.
- Anotar cantidades.
- Regresar al computador.
- Comparar información.
- Corregir diferencias.
Una solución móvil puede reducir parte de estos desplazamientos.
El operador puede recorrer las ubicaciones, escanear productos y registrar las cantidades directamente desde el dispositivo, siempre que la aplicación utilizada lo permita.
Esto puede hacer que los conteos sean más dinámicos y facilitar la identificación de diferencias.
La trazabilidad no termina en la bodega
La información recopilada durante el inventario también puede contribuir a otros procesos.
Por ejemplo:
Inventario → preparación → despacho → entrega
Cuando cada etapa registra información correctamente, la empresa puede disponer de una visión más completa del movimiento de sus productos.
Esto resulta especialmente relevante en operaciones donde es necesario conocer:
- Qué producto salió.
- Cuándo salió.
- Qué cantidad se despachó.
- Desde qué ubicación.
- A qué pedido corresponde.
- Qué operador realizó la operación.
El nivel de trazabilidad dependerá del sistema utilizado y de la información que la empresa decida registrar.
¿Qué tecnologías pueden formar parte de una solución de inventario?
No existe una configuración única para todas las empresas.
Una operación pequeña puede necesitar solamente:
Lector + computador + impresora de etiquetas
Mientras que una operación con mayor movilidad podría requerir:
Computadores móviles + lectores + impresoras móviles + Wi-Fi + WMS
Y una operación de mayor complejidad podría incorporar además:
ERP + WMS + redes empresariales + servidores + infraestructura de impresión + dispositivos móviles
Por eso, la tecnología debe seleccionarse después de analizar el proceso.
Cinco preguntas antes de digitalizar un inventario
Antes de incorporar equipos, conviene responder algunas preguntas.
1. ¿Dónde se realizan los movimientos?
No es lo mismo trabajar en una pequeña tienda que en una bodega de miles de metros cuadrados.
2. ¿Cuántas referencias se gestionan?
El volumen y la variedad de productos pueden determinar el nivel de automatización necesario.
3. ¿Cuántos operadores intervienen?
La cantidad de usuarios afecta la cantidad de dispositivos y licencias necesarias.
4. ¿Qué sistema administra el inventario?
El hardware debe ser compatible con el software que utilizará la empresa.
5. ¿Qué información debe registrarse?
No todas las operaciones necesitan registrar los mismos datos.
Responder estas preguntas ayuda a evitar la adquisición de equipos que no se ajusten al proceso real.
¿Qué sectores pueden beneficiarse de este enfoque?
Retail
Permite apoyar procesos de recepción, reposición, inventario y despacho.
Logística
Facilita la identificación y seguimiento de mercancías durante diferentes etapas.
Manufactura
Puede utilizarse para controlar materias primas, componentes y productos
terminados.
Distribución
Ayuda a organizar recepción, almacenamiento, picking y despacho.
Farmacias
Puede contribuir a identificar productos y mantener información actualizada sobre existencias.
Comercio mayorista
Puede apoyar operaciones donde existe una gran cantidad de referencias y movimientos frecuentes.
Cada sector tiene requerimientos particulares, pero el principio es similar: llevar la información al punto donde ocurre la operación.
¿Cómo implementar una solución de inventario paso a paso?
No es necesario transformar toda la operación de una sola vez.
Una implementación progresiva puede ser más fácil de controlar.
Paso 1: analizar el proceso actual
Identificar cómo se recibe, almacena, cuenta y despacha la mercancía.
Paso 2: detectar los principales problemas
Por ejemplo:
- Errores de digitación.
- Información desactualizada.
- Productos sin identificación.
- Conteos demasiado lentos.
- Desplazamientos innecesarios.
Paso 3: seleccionar la tecnología
Determinar qué equipos pueden solucionar cada problema.
Paso 4: probar en un área
Implementar inicialmente en una sección controlada.
Paso 5: capacitar al personal
La tecnología debe estar acompañada de procedimientos claros.
Paso 6: medir resultados
Comparar indicadores antes y después de la implementación.
Paso 7: ampliar progresivamente
Una vez validado el proceso, puede extenderse a otras áreas.
La tecnología debe adaptarse al proceso, no al contrario
Uno de los errores más frecuentes al digitalizar una operación consiste en comenzar por el equipo.
Primero se selecciona un dispositivo y después se intenta adaptar el proceso.
El enfoque debería ser diferente:
Proceso → necesidad → tecnología → implementación
Por ejemplo, si el problema principal es que los operadores deben desplazarse constantemente hasta un computador, una solución móvil puede ser relevante.
Si el problema es la falta de identificación física, una impresora de etiquetas puede ser más importante.
Si el problema es la cobertura de red, primero será necesario revisar la infraestructura de conectividad.
La tecnología correcta depende del problema que se quiere resolver.
SAT pcs: soluciones para diferentes etapas de la operación
SAT pcs cuenta con soluciones que pueden integrarse en diferentes etapas de un flujo operativo, incluyendo computadores móviles, impresoras, lectores, etiquetas y soluciones de conectividad.
La categoría de movilidad de SAT pcs está orientada a escenarios como almacenes, tiendas, centros logísticos y operaciones de campo.
Además, el portafolio de impresión incluye soluciones para diferentes necesidades de etiquetado, mientras que las impresoras móviles están pensadas para operaciones donde la movilidad forma parte del proceso.
La selección final dependerá del tipo de operación, el software utilizado, el entorno físico y el nivel de movilidad requerido.
Conclusión
Optimizar un inventario no significa simplemente reemplazar procesos manuales por dispositivos electrónicos.
El verdadero cambio ocurre cuando la información puede acompañar al producto durante las diferentes etapas de la operación.
La combinación adecuada de identificación, movilidad, impresión, conectividad y software puede ayudar a construir procesos más organizados y con información más actualizada.
Sin embargo, no todas las empresas necesitan la misma infraestructura.
Una pequeña operación puede comenzar con un lector y una impresora de etiquetas, mientras que una bodega de mayor tamaño puede requerir computadores móviles, impresión móvil, redes inalámbricas y sistemas especializados de gestión.
La clave está en analizar primero el flujo de trabajo y después seleccionar la tecnología que realmente lo necesita.
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